Die Digitalisierung der Sozialwirtschaft erfordert immer mehr IT-Lösungen, die miteinander kommunizieren müssen. Die Betreuung der Systeme wird aufwändiger und die Datenverwaltung immer komplexer. Professionelle IT-Berater empfehlen deshalb, auf ein integratives ERP (Enterprise-Resource-Planning)-System zu setzen. Dieses bietet eine enorme Vereinfachung in der Pflege und Betreuung.
Die Vorteile einer integrierten Lösung sind so vielfältig wie die Leistungen Ihrer Einrichtung.
Die Digitalisierung der Sozialwirtschaft erfordert immer mehr IT-Lösungen, die miteinander kommunizieren müssen. Die Betreuung der Systeme wird aufwändiger und die Datenverwaltung immer komplexer. Professionelle IT-Berater empfehlen deshalb auf ein integratives ERP (Enterprise-Resource-Planning)-System zu setzen. Dieses bietet eine enorme Vereinfachung in der Pflege und Betreuung.
Was bedeutet Integration?
Ein integriertes ERP-System verknüpft die einzelnen Abteilungen Ihrer Einrichtung effektiv miteinander. Schnittstellen werden weitgehend vermieden. Die eingesetzten Softwarebereiche greifen auf eine zentrale Datenbasis zu, wodurch Mehrfacherfassungen und Fehlangaben deutlich reduziert werden.
Der konsequente Einsatz eines integrierten, einheitlichen ERP-Systems, das Ihre Organisationsstruktur umfangreich abbilden kann, fördert die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse und bildet eine gesunde Basis für Ihre Unternehmenssteuerung.
- Daten in Echtzeit
- Zentrale Datenhaltung
- Sichere Zugriffssteuerung / Benutzerverwaltung
- Umfangreiche Auswertungen und Berichte
- Abteilungsübergreifende Workflows
- Sicherheit durch weniger Systembrüche / Schnittstellen
- Durchgängiges Arbeiten
- Einheitliche Archivierung
- Einfachere Anpassungsmöglichkeiten
- Alles von einem Ansprechpartner
1. Daten in Echtzeit
Wichtige Informationen sind sofort dort verfügbar, wo sie entstehen und auch gebraucht werden. Es ist keine Synchronisation notwendig. Keine Wartezeit in unterschiedlichen Bereichen. Keine Mehrfacherfassungen. Das erspart Ihnen unnötige Verwaltungsarbeit und beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse.
2. Zentrale Datenhaltung
Durch die zentrale Datenhaltung entfallen Mehrfacherfassungen. Alle Abteilungen können (abhängig von der Berechtigung) auf die einheitliche Datenbasis zugreifen. Bei Einsatz von mehreren Insellösungen müssen Daten über Schnittstellen abgeglichen und ausgetauscht werden. Im schlimmsten Fall müssen diese Daten parallel eingepflegt werden. Neu hinzugekommene Daten müssen zunächst identifiziert und richtig zugeordnet werden. Dies erhöht die Fehleranfälligkeit und führt zu inkonsistenten Daten.
Ein integratives ERP-System kennt die Daten aller Bereiche und kann sie entsprechend automatisiert überall zur Verfügung stellen, wo sie gebraucht werden. Alle Daten sind klar und eindeutig und vor allem in Echtzeit dezentral verfügbar.
- Keine Mehrfacherfassung
- Automatische Pflege der Daten bei Änderung oder Löschung
- Einsparung von Speicherplatz
3. Sichere Zugriffssteuerung / Benutzerverwaltung
Soziale Einrichtungen verwalten sensible Daten, die besonders geschützt werden müssen. Deshalb ist die Verwaltung der Nutzer mit ihren Zugriffsberechtigungen eine verantwortungsvolle Aufgabe Ihrer Administratoren. Ein abteilungsübergreifendes ERP-System steuert idealerweise alle Rechte zentral. Bei Anbindung an das Active Directory von Windows, werden Benutzer mit ihren Rechten importiert. So sind Sie auf der sicheren Seite!
Ein ausgeklügeltes ERP-System bietet umfangreiche Möglichkeiten, um Rollen festzulegen (Buchhaltung, Verwaltung/Abrechnung, Controller usw.), die sich sofort zentral auf alle Softwarebereiche auswirken. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall lassen sich Vertretungssituationen regeln, so dass wichtige Aufgaben weiter bearbeitet werden können.
4. Auswertung und Analyse
Ein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen ist nicht notwendig, um einen aktuellen Überblick zu erhalten. Controllingwerkzeuge wie ein integriertes Berichtswesen greifen auf alle Abteilungen zu, so dass jederzeit eine Gesamtauswertung erstellt werden kann.
Die Integration kann Ihnen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil bieten, wenn Sie zeitnah Kennzahlen für unternehmerische Entscheidungen benötigen. Prozessübergreifende Berichte können schnell und vollständig aus einem System generiert werden.
5. Abteilungsübergreifende Workflows
Komplexe Prozesse können innerhalb eines integrierten ERP-Systems abteilungsübergreifend als Workflow dargestellt werden. Arbeitsabläufe werden durch vordefinierte Workflows standardisiert, verschlankt und dadurch vereinfacht. Die Abwicklung erfolgt durch ein zentrales System schneller und effizienter.
Prozessverantwortliche haben direkten Einblick, an welchem Prozessschritt gerade gearbeitet wird, beziehungsweise welche Aktionen augenblicklich stattfinden.
Vertretungssituationen und Vorgesetztenabhängigkeiten sind transparenter und können einfacher geregelt werden. Neue Mitarbeiter werden schneller eingearbeitet.
Änderungen innerhalb eines Prozesses sind ohne Umwege direkt im System realisierbar.
6. Sicherheit durch weniger Systembrüche/Schnittstellen
Der Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen erfordert genaue Anpassungen. Oftmals unterscheiden sich die Angaben, so dass nachgepflegt werden muss. Ein integriertes System benötigt keine fehleranfälligen Schnittstellen. Es können bei Bedarf alle Daten überall genutzt werden.
Zusätzlich werden Prozesse beschleunigt, wenn Daten weder exportiert noch importiert werden müssen.
7. Durchgängiges Arbeiten in einem System
Der zeitraubende Wechsel zwischen verschiedenen Softwareprogrammen entfällt. Benutzer müssen sich nicht mit verschiedenen Systemen vertraut machen, sondern können durchgängig in allen Bereichen wie gewohnt arbeiten. Das erhöht die Akzeptanz beim Anwender, der sich tiefergehendes Know-how aneignen kann.
Hinzu kommt, dass verschiedene Systeme unter Umständen unterschiedliche Anforderungen an Hardware, Datenbank, Betriebssystem oder Dateiformaten für den Datenaustausch stellen. Innerhalb eines integrierten ERP-Systems nutzen Sie eine homogene IT-Landschaft, die in allen Bereichen nutzbar ist.
8. Einheitliche Archivierung
Die fortschreitende Digitalisierung fordert eine verlässliche, rechtssichere Archivierung. Achten Sie beim Einsatz eines Archivsystems auf eine intuitive Handhabung, die aus allen Programmen genutzt werden kann. Das gleiche gilt für das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Bei unterschiedlichen Softwareanbietern, werden eventuell auch verschiedene Systeme integriert und angeboten. Das macht das Zusammensuchen der Dateien unnötig aufwändig.
Ein zentrales Archiv und DMS, das alle Dokumente - ob intern oder extern - sammelt, erleichtert die Handhabung
9. Einfachere Anpassungsmöglichkeiten
Ein ERP-System sollte flexibel anpassbar sein und mit Ihrer Einrichtung mitwachsen können. Durch den Einsatz eines integrierten ERP-Systems sind Änderungen und Erweiterungen zeitnah abteilungsübergreifend umsetzbar. Die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Softwareanbietern entfällt. Schnittstellen brauchen nicht angepasst zu werden. Das involvierte IT-Unternehmen „steckt im Thema“ und muss nicht erst aufwändig gebrieft werden.
10. Alles von einem Ansprechpartner
Fortwährende Serviceleistungen im Support, Projektmanagement und der Beratung spielen eine entscheidende Rolle für einen langfristig erfolgreichen Einsatz der Software. Bei Einsatz eines allumfassenden Systems entfällt die Frage, welches Unternehmen Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen ist. Die interne Kommunikation des Anbieters ermöglicht zeitnahe Hilfe bei Bedarf.Die Weiterentwicklung aller Module wird von einem Anbieter gesteuert, so dass die einzelnen Bereiche nicht miteinander kollidieren. Sie können Updates direkt einspielen und darauf vertrauen, dass keine weiteren Anpassungen im System notwendig sind.
